Endlich den Alltag im Griff!

Endlich den Alltag im Griff!

Manchen Menschen gelingt es, jede Aufgabe zum vereinbarten Zeitpunkt zu erledigen, während andere sich mit Aufgaben verzetteln oder Termine vergessen. Wenn Sie zu Letzteren zählen, folgen nun ein paar Tipps, wie Sie das mit Hilfe einfacher To-do-Listen ändern können.

Wenn Sie Schwierigkeiten bei der Strukturierung Ihres Alltags haben, hilft eine To-do-Liste.  Dabei ist vorab zu klären, ob Sie lieber alles handschriftlich auf Papier oder elektronisch haben. Eine elektronische To-do-Liste im Handy bietet den Vorteil, dass diese immer dabei ist und jederzeit Aufgaben notiert werden können. Denn einen Planer oder Organizer haben wohl die wenigsten auch beim Einkaufen dabei. Des Weiteren kann die Liste immer verändert werden, ohne dass Sie irgendwann den Überblick verlieren. Sehr hilfreich kann da schon die vorinstallierte Notiz-App des Handys sein. Weitere kostenlose Apps sind zum Beispiel Todoist (für ios & für android) und Wunderlist (für ios & android).


Um die perfekt strukturierte To-do-Liste zu erstellen, habe ich das Eisenhower Prinzip für mich modifiziert. Das Eisenhower Prinzip funktioniert normalerweise nach vier Abstufungen:

Die Einteilung erfolgt also nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Diese Punkte teile ich jedoch zusätzlich einem Zeitplan zu. Heute (Prio A), diese Woche (Prio B), dieser Monat (Prio C). Den Punkt „Nicht wichtig, aber dringlich“ vernachlässige ich bewusst. Denn für mich heißt, was nicht wichtig ist, kann auch nicht dringlich sein. So sollten Sie anfangen, sich jeden Abend Gedanken über die Aufgaben des nächsten Tages zu machen. Bei der Priorisierung der Aufgaben gilt: weniger ist mehr! Seien Sie nicht zu optimistisch und schreiben sich alle Aufgaben für den nächsten Tag auf. Ist es wirklich dringender morgen zu putzen oder sollten zuerst wichtige Emails und Erledigungen abgearbeitet werden?

Aber wie sieht so eine To-do-Liste aus?


Prio A:

  1. Auf dieser Liste sollten die wichtigsten Aufgaben stehen (wichtig und dringlich!)
  2. Sortieren Sie diese Punkte ebenfalls nach Dringlichkeit und Wichtigkeit
  3. Berücksichtigen Sie dabei z.B. Abgabezeitpunkte
  4. Wenn eine Aufgabe zu einer bestimmten Uhrzeit ansteht, lassen Sie sich von Ihrem Handy zu dem entsprechenden Zeitpunkt daran erinnern
  5. Die 3 wichtigsten Aufgaben können Sie auch farbig/fett/unterstrichen/kursiv markieren, damit Sie fokussiert bleiben


Prio B:

  • Was muss diese Woche getan werden? (wichtig, aber nicht dinglich)
    • z.B. Einkaufen oder Putzen
    • so verschwinden Aufgaben nicht aus dem Gedächtnis und können abgearbeitet werden, wenn die wichtigsten Aufgaben erledigt sind


Prio C:

  • Was will ich diesen Monat tun? (weder wichtig noch dringlich)

Dem aufmerksamen Leser wird die geänderte Formulierung von „muss“ zu „will“ aufgefallen sein, denn bei diesem Punkt gehen die Meinungen auseinander. Wenn es weder wichtig noch dringlich ist, warum soll ich es dann erledigen? Mich schauen z.B. die Punkte Auto waschen und Passwörter aktualisieren seit Wochen an. Denn dies sind für mich Dinge, die zwar weder wichtig noch dringlich sind, aber die ich dennoch irgendwann einfach erledigen will. Aber beides hat Zeit und kann erledigt werden, wenn nichts Wichtiges oder Dringliches mehr ansteht.

Dennoch gilt: Aufgaben, die Ihnen im Weg stehen sich zu fokussieren, sollten aussortiert werden. Was weder dringlich, noch wichtig und eigentlich nutzlos ist, muss nicht erledigt werden.

Haben Sie dennoch Probleme sich zum Abarbeiten der To-do-Liste zu motivieren, schauen Sie doch einmal in unseren Beitrag „Wieso Sie so häufig Dinge aufschieben und was Sie dagegen tun können.“ Um sich durch kleinere Erfolgserlebnisse zu motivieren, stellen Sie die App so ein, dass erledigte Aufgaben nicht gleich von der Liste verschwinden, sondern abgehakt werden. So haben Sie jeden Abend ein Erfolgserlebnis, weil Sie sehen, was Sie alles geleistet haben.

Beispiele für hilfreiche To-do-Listen:

Es gibt aber auch die Möglichkeit, freudigere To-do-Listen zu schreiben, die einem ebenfalls das Leben erleichtern: Planen Sie einen Urlaub? Erstellen Sie eine To-do-Liste! Ebenfalls nach Dringlichkeit. Müssen zuerst die Reisepässe erneuert oder ein neuer Badeanzug gekauft werden? Schreiben Sie im Voraus eine Packliste. Wem ist es nicht schon passiert, dass alles bis auf die Dinge, die am Abreisetag selbst noch benötigt werden, eingepackt war und genau diese Dinge dann zuhause vergessen wurden? Das Ladekabel, an dem das Handy noch am Abreistag hängt, bleibt zuhause liegen. Wenn Sie aber kurz vor der Abreise noch einmal einen Blick auf ihre Liste werfen, wird auch das nicht mehr vergessen.

Fallen Ihnen im Laufe des Jahres immer wieder Dinge ein, über die sich Ihr Bruder, Freunde oder Partner freuen würden? Schreiben Sie es genau in dem Moment auf eine Geschenkeliste und Sie werden vor Geburtstagen nie wieder lange überlegen müssen und mit einem Gutschein sowie einem Blumenstrauß enden. Oder wie sieht es mit eigenen Wunschlisten aus? Viele kennen vielleicht das Problem: Es gibt so viele Dinge, über die Sie sich zum Geburtstag freuen würden, aber wenn der Geburtstag vor der Tür steht und alle Sie nach Ihren Wünschen fragen, fällt Ihnen nichts mehr ein. Wenn mir etwas gefällt, überlege ich, wie dringend ich es brauche oder ob es ein gutes Geschenk wäre. Dann schreibe ich es auf die Liste.

Gemeinsame To-do-Listen

To-do-Listen funktionieren für alles Mögliche. Gibt es eine gemeinsame Arbeitsgruppe und Sie verlieren den Überblick, wer welche Aufgabe erledigen soll? Es gibt eine tolle Funktion, um weitere Leute zu einer To-do-Liste hinzuzufügen. Dafür klicken Sie in der Notiz-App (iPhone) auf Hinzufügen und versenden eine Einladung an die Betreffenden. So können Sie:

  1. Sehen welche Aufgaben die anderen Partner haben
  2. Ihre eigenen Aufgaben überblicken
  3. Aufgaben zuteilen und delegieren
  4. Sehen, wie weit die anderen in der Aufgabenerfüllung sind
  5. Aufgaben neu verteilen, wenn einige im Zeitplan hinterherhängen

Ebenso hilfreich ist die Funktion für eine gemeinsame Einkaufsliste mit der Familie oder dem Partner. Wie ärgerlich ist es, wenn der andere den handschriftlichen Einkaufszettel eingesteckt hat, Sie aber gerade mehr Zeit zum Einkaufen haben? Oder wenn Ihnen unterwegs einfällt, was noch auf dem Zettel fehlt? Das Prinzip funktioniert auch für einen Haushaltsplan. Haben Sie einen gemeinsamen Haushalt und Ihr Partner sieht die Aufgaben einfach nicht? Erstellen Sie eine gemeinsame To-do-Liste und verteilen die Aufgaben. So gibt es keine Ausreden mehr, dass der andere die Wäsche in der Waschmaschine vergessen hat.

Wem das alles noch nicht strukturiert genug ist, kann auch den genauen Tagesablauf planen und sich zu den genauen Uhrzeiten daran erinnern lassen. So schauen Sie nicht mehr zu lange fernsehen oder fahren zu spät zur Arbeit. Auch da mein Tipp: Planen Sie immer genug Zeit ein! Ist es Wert, 5 Minuten länger zu schlafen und dann anschließend 20 Minuten gehetzt zur Arbeit zu fahren?

Die richtige Terminplanung

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, sich an Termine zu erinnern, kann ein gut geführter Terminkalender wichtig sein. Dabei ist die Kalender-App sehr hilfreich. So kann auch unterwegs jeder Termin sofort eingetragen werden und es wird nichts vergessen. Bei dem Eintragen des Termins nehme ich mir immer ein paar Sekunden mehr Zeit und nutze alle Funktionen. Das heißt, dass nicht nur „wann“ und „wo“ eingetragen werden, sondern am besten auch die Wegzeit und die Funktion „Hinweis“. Der Vorteil bei der eingeplanten Wegzeit ist, dass der Zeitraum, den Sie für die Wegzeit angeben, im Kalender blockiert wird. So kommen sich Ihre Termine nicht in die Quere.

Wie soll ich mich in einem halben Jahr noch an einen Arzttermin erinnern? Es kann vorkommen, dass man vergisst, seinen Terminkalender regelmäßig zu überprüfen. Wenn es Ihnen genauso geht, kann die Hinweis-Funktion helfen. Damit kann eingestellt werden, dass das Handy eine Erinnerung Tage oder Stunden vor dem Termin anzeigt. So werden Sie nie wieder einen Arzttermin vergessen. Allerdings sollten Sie sich vornehmen, zumindest jeden Montag einen Blick in den Terminkalender zu werfen und die Termine der kommenden Woche zu prüfen.

Es wird vielleicht erst mal eine Umstellung sein. Und vielleicht glauben Sie, dass es zu viel Arbeit ist. Aber hat man einmal gut geführte To-do-Listen, möchte man nie wieder darauf verzichten.

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